U heeft recht op het volledige factuurbedrag, wettelijke rente en meestal een standaardvergoeding van €40 aan incassokosten. Begin met persoonlijk contact en een duidelijke betalingsherinnering. Bij een consument moet u eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen voordat u incassokosten mag rekenen. Betaalt de opdrachtgever daarna nog niet, dan volgen incassostappen en eventueel de kantonrechter.
Kort samengevat:
- Als een factuur niet wordt betaald, is het verstandig eerst persoonlijk contact en een herinnering te sturen, inclusief een nieuwe betaaltermijn.
- Bij een consument moet u vooraf een kosteloze veertiendagenbrief sturen, voordat u incassokosten mag rekenen en bewijs van verzending bewaren.
- U kunt een incassobureau inschakelen voor onderhandelen zonder dwangmiddelen of een deurwaarder na een vonnis, waarbij registratiewetgeving belangrijk is.
- Voor vorderingen tot €25.000 mag u zelf zonder advocaat naar de kantonrechter stappen, mits u een volledige en correcte dagvaarding hebt.
- Bij twijfel over de juridische sterkte is het verstandig een jurist in te schakelen om uw dossier te versterken en latere procedures te voorkomen.
Inhoudsopgave
- Wat moet u als eerste doen bij een onbetaalde factuur?
- Welke incassostappen kunt u zetten en wat mag dat kosten?
- Wanneer stapt u naar de kantonrechter en wat kost dat?
- Wanneer schakelt u juridische hulp in?
- Wat betekent een onbetaalde factuur voor uw belastingaangifte?
- Kunt u een conflict ook buiten de rechter om oplossen?
- Hoe voorkomt u dat een opdrachtgever straks niet betaalt?
- Hoe volgt u een onbetaalde factuur het beste op?
- Hoe herkennen andere zzp’ers dit probleem?
- Een laatste woord van onze juridische redactie
- Hoe Legalec u helpt bij een onbetaalde freelance factuur
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat moet u als eerste doen bij een onbetaalde factuur?
Voordat u escaleert, zet u uw dossier op orde. Een rechter of incassobureau heeft weinig aan een boos gevoel, wel aan papier.
- Verzamel alle bewijsstukken: de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de factuur, leveringsbewijzen en de volledige e-mailwisseling.
- Bel de opdrachtgever, vraag naar de reden van het uitblijven van betaling en maak aantekeningen van het gesprek.
- Bevestig gemaakte afspraken altijd per e-mail, ook als u elkaar al jaren kent.
- Stuur een betalingsherinnering met een duidelijke nieuwe betaaltermijn.
- Gaat het om een consument, stuur dan een veertiendagenbrief waarin u de wettelijke incassokosten aankondigt bij uitblijven van betaling.
- Bewaar bewijs van verzending en ontvangst, bijvoorbeeld een leesbevestiging of aangetekende post.
- Spreekt u een betalingsregeling af, leg die dan schriftelijk vast met concrete data en bedragen.
Het stappenplan van Ondernemersplein van de Kamer van Koophandel volgt dezelfde volgorde: eerst persoonlijk contact, dan een aanmaning, en pas daarna incasso of een juridische stap. Persoonlijk contact lost in de praktijk vaak al veel op, zonder dat u verder moet escaleren.
Pro-tip: stuur uw veertiendagenbrief per e-mail én per post, en bewaar een kopie met verzenddatum. Zonder bewijs van ontvangst kan een rechter de incassokosten later afwijzen.
Welke incassostappen kunt u zetten en wat mag dat kosten?
Levert de aanmaning niets op, dan kunt u zelf verder aanmanen of een incassobureau inschakelen. Een incassobureau stuurt aanmaningen en onderhandelt, maar mag geen dwangmiddelen toepassen. Alleen een deurwaarder kan na een vonnis beslag leggen of tot executie overgaan.
- Een incassobureau benadert de opdrachtgever namens u en probeert zonder rechtszaak tot betaling te komen.
- Een deurwaarder treedt pas op nadat een rechter een vonnis heeft gewezen, en voert dat vonnis uit via beslag.
- U blijft als opdrachtgever verantwoordelijk voor de werkwijze van het incassobureau dat u inschakelt.
- Kies een partij die past bij uw manier van zakendoen, want een te harde aanpak kan een klantrelatie definitief breken.
De wettelijke incassokosten bedragen minimaal €40 en maximaal €6.775, berekend volgens een percentage van het factuurbedrag. Dat biedt zekerheid: u weet vooraf wat u redelijkerwijs kunt doorberekenen aan de opdrachtgever die niet betaalt.
Let bij het kiezen van een incassopartij op registratie. Sinds 1 oktober 2026 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) volledig: incassodienstverleners moeten geregistreerd staan bij Justis, en toezicht ligt bij de Inspectie Justitie en Veiligheid. Werkt u met een partij die niet geregistreerd is, dan loopt u het risico dat de incassokosten niet opeisbaar zijn. Controleer het register dus altijd voordat u een incassobureau inschakelt.
Wanneer stapt u naar de kantonrechter en wat kost dat?
Blijft betaling ook na incassostappen uit, dan rest de gang naar de rechter. Voor zzp’ers is dat meestal een overzichtelijke route.
- Geldvorderingen tot en met €25.000 behandelt de kantonrechter, en u mag zelf dagvaarden zonder verplichte advocaat.
- Een deurwaarder betekent de dagvaarding aan de opdrachtgever en voert het vonnis later uit, inclusief eventueel beslag op loon, bankrekening of vermogen.
- De rechter kan de hoofdsom, de wettelijke rente en de incassokosten toewijzen, maar alleen wanneer uw aanmaningen correct en volledig waren.
- Wijst de rechter de vordering deels toe, dan kan hij de proceskosten compenseren, waardoor u niet alles vergoed krijgt.
Een onvolledige of ontbrekende veertiendagenbrief is een van de meest gemaakte fouten. Het model-incassodagvaarding van Rechtspraak laat zien welke onderdelen verplicht zijn en welk bewijs de rechter verwacht rond aanmaning en verzuim. Zorg dus dat elk bericht dat u stuurde, nog terug te vinden is met datum en inhoud.
Wanneer schakelt u juridische hulp in?
Niet elke onbetaalde factuur vraagt om een jurist. Maar een aantal signalen maakt professionele hulp wel verstandig.
- De opdrachtgever ontkent de opdracht of factuur, of betwist de hoogte van het bedrag.
- Er zijn signalen van financiële problemen of een naderend faillissement bij de opdrachtgever.
- Het gaat om een groter bedrag of een langlopend contract waarbij fouten in de aanmaning u veel kunnen kosten.
- U twijfelt of uw overeenkomst en facturen juridisch sterk genoeg zijn om een procedure te winnen.
Een jurist kan de aanmaning juridisch waterdicht opstellen, uw dossier ordenen en zo nodig de dagvaarding voorbereiden. Voor losse situaties is een zzp-overeenkomst met DBA-check vaak al voldoende om toekomstige geschillen te voorkomen. Twijfelt u structureel of u vaker met wanbetalers te maken krijgt, dan is het verstandig om te kijken wanneer rechtsbijstand als ondernemer nodig is.
Pro-tip: vraag bij twijfel eerst een kort adviesgesprek aan voordat u een volledige procedure start. Dat voorkomt dat u tijd en geld steekt in een zaak die juridisch zwak staat.
Wat betekent een onbetaalde factuur voor uw belastingaangifte?
Een onbetaalde factuur blijft fiscaal gewoon omzet op het moment van facturering, ook als het geld nooit binnenkomt. Voor de btw-aangifte maakt het uit of u op factuurbasis of op kasbasis aangifte doet: bij factuurbasis draagt u de btw af zodra u factureert, ongeacht of de klant betaalt. Blijkt een vordering uiteindelijk definitief onbetaald, dan kunt u de al afgedragen btw over dat bedrag terugvragen zodra de vordering oninbaar is.
Voor de inkomstenbelasting telt een onbetaalde factuur als omzet in het jaar waarin u die factureerde, tenzij u die later afschrijft als oninbare vordering in uw boekhouding. Dat vraagt om een nette administratie: noteer wanneer u de factuur verstuurde, welke aanmaningen volgden en op welk moment u de vordering als verloren beschouwt. Een boekhouder of de Belastingdienst kan u precies vertellen hoe en wanneer u een afschrijving mag verwerken. Zonder die administratie betaalt u mogelijk belasting over geld dat u nooit heeft ontvangen, dus leg elke stap vast vanaf het moment dat de betaling uitblijft.
Kunt u een conflict ook buiten de rechter om oplossen?
Een rechtszaak is niet altijd de snelste of de goedkoopste route. Een minnelijke schikking, waarbij u en de opdrachtgever samen tot een oplossing komen, voorkomt proceskosten en spaart vaak ook de relatie.
Denk aan een betalingsregeling in termijnen, een kleine korting in ruil voor directe betaling, of mediation wanneer het conflict vooral over de kwaliteit van het geleverde werk gaat. Mediation werkt goed bij geschillen die deels over inhoud gaan: is het werk wel goed genoeg, is de deadline wel gehaald. Een onafhankelijke mediator helpt dan om tot een oplossing te komen zonder dat iemand gelijk krijgt of ongelijk.
Leg elke afspraak die u buiten de rechter om maakt altijd schriftelijk vast, met bedragen, data en de gevolgen bij het niet naleven ervan. Een mondelinge toezegging is bij een volgend conflict vrijwel waardeloos. Lukt een schikking niet, dan heeft u nog steeds de route via incasso en de kantonrechter achter de hand, en de poging tot een minnelijke oplossing telt vaak zelfs in uw voordeel mee als u later toch moet procederen.
Hoe voorkomt u dat een opdrachtgever straks niet betaalt?
Het beste moment om een betalingsprobleem op te lossen is voordat het ontstaat. Een paar concrete maatregelen verkleinen het risico aanzienlijk.
Leg in elke opdracht de betalingstermijn, het tarief en de leveringsvoorwaarden schriftelijk vast, bij voorkeur in een overeenkomst die beide partijen ondertekenen. Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling of werk met deelfacturen per projectfase, zodat u nooit het volledige risico draagt tot aan het einde. Neem duidelijke algemene voorwaarden op over betalingstermijnen, rente bij te late betaling en de incassokosten die u in rekening brengt.
Check bij nieuwe of grote opdrachtgevers vooraf de financiële gezondheid via de Kamer van Koophandel, en wees extra voorzichtig bij opdrachtgevers die net zijn opgericht of al eerder in betalingsproblemen zaten. Overweeg voor langdurige of risicovolle opdrachten ook een zzp-overeenkomst met DBA-check, zodat duidelijk vastligt wie waarvoor verantwoordelijk is. Daarnaast is het de moeite waard om te kijken naar aansprakelijkheid bij het inhuren van een zzp’er, want goede afspraken over verantwoordelijkheid en risico voorkomen later veel discussie over wie waarvoor opdraait.
Hoe volgt u een onbetaalde factuur het beste op?
De toon en frequentie van uw opvolging bepalen vaak of een opdrachtgever snel reageert of u blijft negeren. Te zacht blijven aandringen werkt averechts, net als meteen dreigen.
Bel liever dan dat u alleen e-mailt: een telefoongesprek voelt persoonlijker en levert vaak sneller een reactie op dan een bericht dat wegzakt in een inbox. Bevestig daarna altijd wat u telefonisch heeft afgesproken, zodat er geen misverstand kan ontstaan over de nieuwe betaaldatum. Bouw een vaste opvolgstructuur op: een herinnering na de vervaldatum, een tweede herinnering met duidelijke deadline, en pas daarna de formele aanmaning.
Blijf zakelijk en feitelijk, ook als u gefrustreerd bent. Een toon die te emotioneel of te dreigend overkomt, maakt een opdrachtgever eerder defensief dan coöperatief. Noem concrete bedragen, data en vervolgstappen in elk bericht, zodat de opdrachtgever precies weet wat er gebeurt als hij niet reageert. En plan uw opvolgmomenten vast in uw agenda: wie wacht tot hij er toevallig weer aan denkt, laat een factuur vaak weken onnodig liggen.
Hoe herkennen andere zzp’ers dit probleem?
Onbetaalde facturen horen helaas bij het ondernemerschap van veel zzp’ers. Herkenbare patronen komen steeds terug: een opdrachtgever die eerst niet reageert op e-mails, dan excuses verzint over cashflowproblemen, en uiteindelijk alleen in actie komt na een formele aanmaning of de dreiging van een incassobureau.
Wat opvalt in deze situaties is dat zzp’ers die vanaf het begin alles schriftelijk vastlegden, achteraf veel minder discussie hebben over wat er precies was afgesproken. Degenen die louter op mondelinge toezeggingen vertrouwden, staan bij een geschil vaak met lege handen. Een ander terugkerend patroon is dat snel en consequent opvolgen vaak al genoeg is: veel opdrachtgevers betalen zodra ze merken dat de zzp’er het probleem niet laat lopen.
De les die hieruit volgt is vooral praktisch: bouw uw administratie zo op dat u nooit hoeft te vertrouwen op uw geheugen, en wacht niet te lang met de eerste formele stap. Hoe langer een factuur openstaat, hoe moeilijker het wordt om die alsnog te innen.
Een laatste woord van onze juridische redactie
Een opdrachtgever die niet betaalt, voelt als een persoonlijke klap, vooral wanneer u als zzp’er op dat geld rekende. Toch is dit juridisch gezien een alledaags probleem met een vaste, voorspelbare route. Uw sterkste wapen is niet woede, maar een dossier: elke e-mail, elke factuur, elke afspraak die u vastlegde, telt mee zodra het eventueel voor een rechter komt. Wacht niet te lang met hulp vragen als het u te ingewikkeld wordt: een vroege, goed onderbouwde aanmaning voorkomt vaak een lange en kostbare procedure.
Hoe Legalec u helpt bij een onbetaalde freelance factuur
Een onbetaalde factuur vraagt vaak om meer dan een standaardbrief, en dat is precies waar een vaste jurist het verschil maakt. Met een abonnement heeft u vaak toegang tot juridische ondersteuning en een online portaal waarin u uw stukken ordent voordat het escaleert.
- Met het Basic-abonnement vanaf € 37,81 per maand heeft u al toegang tot juridische ondersteuning bij een onbetaalde factuur.
- Heeft u liever directe, eenmalige hulp, dan stelt Legalec voor € 225 een brief op maat op, bijvoorbeeld een stevige aanmaning of veertiendagenbrief.
- Twijfelt u of uw zaak sterk genoeg staat voor de kantonrechter, dan helpt een juridisch adviesgesprek vanaf € 149 u snel verder.
- Wilt u toekomstige opdrachten beter vastleggen, dan stelt Legalec een zzp-overeenkomst met DBA-check op vanaf € 1.082,95.
Bekijk de abonnementen voor zakelijke rechtsbijstand en vraag vandaag nog een dossier aan, zodat u niet alleen staat de volgende keer dat een opdrachtgever niet betaalt.
Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.
Veelgestelde vragen
Mag ik incassokosten vragen bij een onbetaalde factuur?
Ja, u mag minimaal €40 aan incassokosten vragen, met een maximum van €6.775, afhankelijk van de hoogte van de factuur. Stuur bij een consument eerst een kosteloze veertiendagenbrief, anders kan de rechter de incassokosten afwijzen.
Hoeveel wettelijke rente mag ik rekenen over een onbetaalde factuur?
Voor handelstransacties tussen bedrijven geldt een wettelijke handelsrente van 10,4% per 1 juli 2026. Gaat het om een niet-handelstransactie, bijvoorbeeld met een particuliere klant, dan geldt een lager percentage van 4% per 1 januari 2026.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau stuurt aanmaningen en onderhandelt zonder dwangmiddelen, terwijl een deurwaarder pas optreedt na een rechterlijk vonnis en dan beslag kan leggen. Controleer altijd of het incassobureau geregistreerd staat bij Justis, want ongeregistreerde partijen kunnen hun incassokosten sinds 1 oktober 2026 niet meer opeisen.
Tot welk bedrag kan ik zelf naar de kantonrechter stappen?
Bij geldvorderingen tot en met €25.000 behandelt de kantonrechter de zaak, en mag u zelf dagvaarden zonder verplichte advocaat. Een deurwaarder betekent de dagvaarding en voert het vonnis later uit als de opdrachtgever nog steeds niet betaalt.
Wanneer heb ik professionele juridische hulp nodig bij een onbetaalde factuur?
Schakel hulp in zodra de opdrachtgever de opdracht of factuur betwist, er signalen zijn van financiële problemen, of het om een groter bedrag gaat. Een jurist van Legalec kan de aanmaning juridisch sterk opstellen en uw dossier voorbereiden voor een eventuele procedure bij de kantonrechter.
