Leg de kerngegevens (naam, functie, salaris, arbeidsduur, ingangsdatum) binnen de wettelijk voorgeschreven termijn schriftelijk vast en volg daarna met vakantiedagen, verlof en opzegtermijnen. Gebruik een betrouwbaar sjabloon als basis, maar laat bijzondere bedingen zoals een concurrentiebeding altijd juridisch controleren. De duurste fouten bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst zitten niet in wat er staat, maar in wat ontbreekt.
Kort samengevat:
- Binnen een wettelijke termijn moet u duidelijk de naam, functie, salaris, arbeidsduur en ingangsdatum schriftelijk vastleggen, anders riskeert u een nadelige uitleg of een hogere werkuren.
- Bij het opstellen van contracten moet u zorgvuldig controleren of de proeftijd, het concurrentiebeding en de cao-regels voldoen, vooral bij complexe omstandigheden zoals buitenlandse werknemers of aanvullende bedingen.
- Het is essentieel om referentiedagen, oproeptermijnen en ontslagregels precies in het contract te vermelden, vooral bij onvoorspelbaar werk of oproepcontracten, om kosten en geschillen te voorkomen.
- Een standaard sjabloon volstaat niet zonder juridische controle; vooral het ontbreken van essentiële clausules kosten later veel geld en tijd.
- Bij twijfel over cao of internationale arbeidssituaties is het verstandig altijd een jurist te raadplegen voordat u een arbeidsovereenkomst ondertekent.
Inhoudsopgave
- Verplichte onderdelen van een arbeidsovereenkomst en de termijnen die daarbij horen
- Stappenplan: van gegevens verzamelen tot ondertekening
- Soorten contracten: op welke punten verschillen ze?
- Bijzondere bedingen en scholingsafspraken: wat mag wel en niet
- WTVA en informatieplicht: wat u concreet moet regelen
- Checklist en compact sjabloon om vandaag te gebruiken
- Perspectief van de juridische redactie van Legalec
- Hoe Legalec helpt bij het opstellen van uw arbeidsovereenkomst
- Bronnen
Verplichte onderdelen van een arbeidsovereenkomst en de termijnen die daarbij horen
Een arbeidsovereenkomst is pas geldig wanneer drie elementen samenkomen: arbeid, loon en een gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer, zoals artikel 7:610 BW vastlegt. Daarbovenop verplicht de wet u om binnen strikte termijnen concrete informatie te verstrekken.
Binnen de wettelijk voorgeschreven termijn na de eerste werkdag moet de werknemer schriftelijk of digitaal weten:
- naam en woonplaats van beide partijen
- de functie of een omschrijving van de werkzaamheden
- de ingangsdatum en, bij een tijdelijk contract, de einddatum
- het (bruto)salaris en de betaaltermijn
- de arbeidsduur per week of per periode
- de werklocatie
Binnen de wettelijk voorgeschreven termijn volgen de aanvullende afspraken: het aantal vakantiedagen, de vakantietoeslag, verlofregelingen, de geldende opzegtermijnen en of er een cao van toepassing is, inclusief pensioenregeling. Deze verplichting staat beschreven op Ondernemersplein.
Ontbreekt een van deze onderdelen, dan vult de wet dat niet in uw voordeel aan. Bij twijfel over loon of opzegtermijn geldt automatisch de voor de werknemer gunstigste uitleg. Een contract zonder duidelijke arbeidsduur kan er zelfs toe leiden dat een rechter uitgaat van de gemiddelde uren over de laatste maanden, wat vaak hoger uitvalt dan u bedoelde.
Stappenplan: van gegevens verzamelen tot ondertekening
Een arbeidsovereenkomst opstellen volgt in de praktijk een vaste volgorde. Wie deze stappen overslaat, loopt het grootste risico op een geschil achteraf.
- Kies het juiste type contract (bepaalde tijd, onbepaalde tijd, oproep of min-max) op basis van de aard van het werk en de verwachte duur.
- Vul de basisgegevens in: namen, adressen, functie, startdatum, salaris en arbeidsduur.
- Selecteer de bedingen die u nodig heeft, zoals proeftijd, geheimhouding of een concurrentiebeding, en check of die voor deze functie en dit contracttype wettelijk toegestaan zijn.
- Communiceer de aanvullende voorwaarden binnen de wettelijke termijn van één maand.
- Laat de werknemer tekenen en bewaar een ondertekend exemplaar in het personeelsdossier.
Voordat u het contract verstuurt, loopt u een korte controle: klopt het salaris met de geldende cao-schalen, is de proeftijd niet langer dan wettelijk toegestaan, en telt u mee of eerdere tijdelijke contracten via de ketenregeling al recht geven op een vast contract?
Pro-tip: Schakel altijd een jurist in bij een concurrentiebeding, bij een werknemer die vanuit het buitenland komt werken, of wanneer u niet zeker weet welke cao van toepassing is. Deze drie situaties leiden het vaakst tot dure geschillen achteraf.
Soorten contracten: op welke punten verschillen ze?
De keuze voor een contractvorm bepaalt grotendeels hoeveel flexibiliteit en zekerheid beide partijen hebben.
- Bepaalde tijd geeft flexibiliteit maar brengt risico met zich mee: na een reeks tijdelijke contracten ontstaat via de ketenregeling automatisch een vast contract, tenzij de cao daarvan afwijkt.
- Onbepaalde tijd biedt zekerheid voor de werknemer en vraagt van u een zorgvuldiger ontslagprocedure als het misgaat.
- Oproep en nulurencontracten vereisen dat u minimaal vier dagen vooraf oproept; roept u later, dan mag de werknemer de oproep weigeren. Lees meer over de rechten die daarbij horen op de pagina over flexwerk en oproepcontracten.
- Min-maxcontracten combineren een gegarandeerd minimum aantal uren met de mogelijkheid tot extra oproepuren, wat voor seizoensbedrijven vaak de praktische middenweg is.
Bijzondere bedingen en scholingsafspraken: wat mag wel en niet
Een proeftijd is alleen rechtsgeldig als die schriftelijk is vastgelegd en binnen de wettelijke grenzen van artikel 7:652 BW blijft, met toegestane duur afhankelijk van de contractlengte.
Een concurrentiebeding of relatiebeding is alleen geldig als het schriftelijk is overeengekomen, en een rechter toetst achteraf altijd of de beperking redelijk is gezien de functie en de sector. Een te breed geformuleerd beding houdt zelden stand. Meer over de grenzen die daarbij gelden, leest u op de pagina over het concurrentiebeding.
- Verplichte scholing geldt als arbeidstijd en moet u als werkgever betalen.
- Een terugbetalingsclausule voor verplichte scholing is niet toegestaan.
- Niet-verplichte, functie-overstijgende scholing kent andere regels; leg die apart en specifiek vast.
WTVA en informatieplicht: wat u concreet moet regelen
De Wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden (WTVA) verplicht u niet alleen om regels op papier te zetten, maar om actief te informeren, vooral over scholing en onvoorspelbare werktijden. Dat blijkt uit de toelichting van de KvK.
Cijfer om te onthouden: bij een volledig onvoorspelbaar werkpatroon, zoals bij veel oproepkrachten, moet het contract exact aangeven op welke dagen en binnen welke tijdsblokken u mag oproepen. Roept u buiten die referentiedagen op, dan mag de werknemer de oproep zonder gevolgen weigeren.
Praktisch betekent dit dat u:
- referentiedagen en oproeptermijnen letterlijk in het contract opneemt, niet alleen mondeling toelicht;
- opzeg- en annuleringsregels bij oproepdiensten helder beschrijft;
- tijdens de onboarding nog eens mondeling toelicht wat er in het contract staat, zodat er geen misverstand ontstaat over wanneer iemand wel of niet verplicht is te komen werken.
Checklist en compact sjabloon om vandaag te gebruiken
Een basis-arbeidsovereenkomst bevat op zijn minst deze invulvelden: namen en adressen van beide partijen, functieomschrijving, startdatum en eventueel einddatum, aantal uren per week, brutosalaris en betaaltermijn, en indien van toepassing bijzondere bedingen zoals proeftijd of geheimhouding.
- Verstuur de kerngegevens binnen één week, bij voorkeur per e-mail met bevestiging van ontvangst.
- Bewaar een ondertekend exemplaar en de verzenddatum van de aanvullende voorwaarden in het dossier.
- Controleer bij twijfel over een cao-interpretatie of een internationale clausule altijd bij een jurist voordat u tekent.
| Situatie | Actie |
|---|---|
| Standaardcontract, geen bijzondere bedingen | Sjabloon gebruiken, zelf invullen en controleren |
| Concurrentie of relatiebeding opgenomen | Jurist laat beding toetsen op redelijkheid |
| Werknemer komt uit het buitenland | Extra check op geldige verblijfs en werkdocumenten |
| Onduidelijkheid over toepasselijke cao | Jurist raadplegen voor juiste loonschaal |
Perspectief van de juridische redactie van Legalec
We zien in de praktijk vaak dezelfde patronen: een vergeten proeftijdformulering, een concurrentiebeding dat een rechter meteen schrapt, of een cao-verwijzing die simpelweg ontbreekt. Zulke fouten kosten later veel meer tijd en geld dan een korte controle vooraf. Een sjabloon is een goed startpunt, geen eindpunt. Twijfelt u over een clausule, neem dan liever te vroeg dan te laat contact op.
— Juridische redactie Legalec
Hoe Legalec helpt bij het opstellen van uw arbeidsovereenkomst
Een arbeidsovereenkomst zelf opstellen met een generiek sjabloon voelt goedkoop, tot er een geschil ontstaat over een beding dat niet goed was geformuleerd. Er is een tussenweg die de meeste ondernemers missen: geen dure advocaat per uur en geen rechtsbijstandverzekering met eigen risico, maar een vaste jurist die uw dossier kent, tegen een vast bedrag per maand.
Heeft u regelmatig nieuwe medewerkers in dienst of wilt u een vaste jurist achter de hand houden voor vragen over bedingen, cao’s en ontslag, dan kan een abonnement beter passen dan losse hulp per keer. Gaat het om één specifiek contract dat u nu snel en correct opgesteld wilt hebben, dan is de on-demand dienst voor een arbeidsovereenkomst de snellere route. Twijfelt u nog welke vorm bij uw situatie past, bekijk dan de opties voor juridische hulp en vraag direct een geschikt pakket aan.
Bronnen
Voor verificatie en verdere verdieping: Ondernemersplein voor termijnen, Rijksoverheid voor de wettelijke basis, en Business voor praktische toelichting.
Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde advocaat. Raadpleeg een gekwalificeerde juridische professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.
- Arbeidsovereenkomst afsluiten – Ondernemersplein
- Arbeidsovereenkomst opstellen? Let op de regels – KvK
