Bij Legalec streven we ernaar om onze dienstverlening zo zorgvuldig en professioneel mogelijk uit te voeren. Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent over onze werkzaamheden. In dat geval horen wij dat graag. Wij nemen iedere klacht serieus en zorgen voor een passende behandeling.

Onder een klacht verstaan wij een formele uiting van ontevredenheid over onze dienstverlening of het handelen van personen die voor of namens ons werken. Deze klachtenregeling is opgesteld in overeenstemming met de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening..

Contactgegevens
U kunt uw klacht indienen via onderstaande contactgegevens:

Legalec B.V.
– Per post: Havinghastraat 27, 1817 DA te Alkmaar

– Per e-mail: info@legalec.nl

– Bij vragen zijn wij ook telefonisch bereikbaar op: Tel: 085 303 1091
(Bereikbaar op maandag t/m vrijdag tussen 09:00 en 17:00 uur)

Doel van deze klachtenregeling
Deze klachtenregeling is bedoeld om:

– u een laagdrempelige manier te bieden om een klacht in te dienen;

– de kwaliteit van onze dienstverlening continu te verbeteren.

Uw recht om een klacht in te dienen
Iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen over onze dienstverlening of het gedrag van personen die voor of namens ons werken. Klachten worden uitsluitend in behandeling genomen wanneer deze zijn ingediend op de wijze zoals hieronder beschreven. Wij garanderen een zorgvuldige behandeling en beoordeling van elke klacht.

Wie behandelt uw klacht?
– Heeft uw klacht betrekking op een medewerker met een directe leidinggevende? Dan wordt de klacht door die leidinggevende behandeld.

– Heeft de medewerker geen directe leidinggevende? Dan wijst Legalec een andere medewerker aan voor de behandeling.

– Gaat het om een andere klacht? Dan wijzen wij een geschikte persoon aan

Hoe dient u een klacht in?
Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend. Mondelinge klachten vallen niet onder deze regeling. Zorg ervoor dat het woord ‘KLACHT’ duidelijk bovenaan uw brief of in de onderwerpregel van uw e-mail staat. Uw klacht moet ten minste de volgende informatie bevatten:

– Uw volledige naam;

– Uw adresgegevens;

– De datum van indiening;

– De naam van uw organisatie (indien van toepassing);

– Een duidelijke omschrijving van de klacht en de gedraging waarop de klacht betrekking heeft;

– De datum of periode waarin de situatie zich heeft voorgedaan;

– Eventuele relevante documenten.

U mag in uw klacht een voorstel doen voor de gewenste afhandeling. Wij nemen dit voorstel serieus, maar zijn hier niet aan gebonden.

Let op: de klacht moet in het Nederlands worden ingediend. Als dit niet het geval is, dient u zelf voor een vertaling te zorgen. Klachten moeten worden gericht aan de contactgegevens bovenaan deze regeling. Een klacht die op een andere manier wordt ingediend (bijvoorbeeld mondeling), hoeft niet in behandeling te worden genomen. U wordt dan gewezen op de juiste indieningswijze.

Behandelingstermijnen
Wij streven ernaar uw klacht binnen zes weken na ontvangstbevestiging af te handelen. Indien nodig kan deze termijn eenmalig worden verlengd met maximaal vier weken. U ontvangt hierover schriftelijk bericht.

Een verdere verlenging is alleen mogelijk als u hier schriftelijk mee instemt.

De behandeling van een klacht wordt gestaakt als:

– er al eerder over dezelfde gedraging is geklaagd en deze klacht is

afgehandeld;

– de gedraging meer dan zes maanden geleden plaatsvond;

– de zaak al bij een rechter ligt;

– het belang van de klacht onvoldoende is;

– er sprake is van een lopend strafrechtelijk onderzoek

In dat geval ontvangt u een schriftelijke kennisgeving. Als wij denken dat uw klacht alsnog informeel opgelost kan worden, zullen wij daarvoor kiezen.

Afhandeling van de klacht

Na afronding van het onderzoek ontvangt u van ons een schriftelijk en gemotiveerd bericht met de bevindingen en eventuele conclusies. We doen dit in begrijpelijke taal.

Kosten
Aan de behandeling van een klacht zijn voor u geen kosten verbonden.

Geschillenbeslechting via Incassoklacht.nl
Bent u na onze afhandeling nog steeds niet tevreden? Dan kunt u uw klacht voorleggen aan Incassoklacht.nl. Zij behandelen het geschil volgens hun eigen geschillenregeling.

Bewaartermijnen
Alle gegevens die verband houden met uw klacht, inclusief eventuele persoonsgegevens, worden maximaal twee jaar bewaard vanaf het moment dat wij u hebben bevestigd dat wij uw klacht in behandeling nemen.